AIでマニュアル作成する4手順｜ツールを買わずに始める方法
「あの作業はあの人しかできない」という状態を、なんとかしたいとお考えではありませんか。
マニュアルを作ればいいと分かってはいても、文章を書く時間が取れず、何年も手つかずのままという会社は少なくありません。そこで注目されているのがAIでのマニュアル作成です。ただし、専用ツールを契約しないと始められないわけではありません。
この記事では、いま使っている環境のまま、AIでマニュアル作成を進める4つの手順を、中小企業の現場目線で解説します。
AIでマニュアル作成はどこまでできるのか
最初に押さえておきたいのは、AIは
「ゼロからマニュアルを作ってくれる道具ではない」
ということです。AIにできるのは、すでに社内にある情報を、読める形に整えることです。
株式会社フィンテックスが2026年7月から8月にかけて実施した「マニュアル作成実態調査2026」(有効回答800名、うちマニュアル作成経験者522名)では、生成AIが作った原稿について「そのまま使える」と答えた人は10.1%にとどまり、約4割が「半分くらいは手直しが必要」と回答しています。つまり、AIの出力は完成品ではなく下書きだという前提で使うのが現実的です。
一方で同じ調査では、「マニュアルを見るより人に聞いた方が早い」と感じることがある人は合計で79.9%に達しています。
マニュアルがないこと以上に、「あっても使われない」ことが問題になっているわけです。
AIに任せられること・人がやること
AIでマニュアル作成を進めるときの役割分担は、次のように考えると迷いません。
- AIに任せられること：バラバラな話し言葉を手順の形に整理する、文章の重複や言い回しのゆれを直す、長い説明を要約する、見出しや目次の案を出す
- 人がやること：その手順が実際に正しいかの確認、現場で使っている言い方への直し、例外的なケースの補足、写真の撮影と差し込み
特に注意したいのが、独自性の高い業務ほどAIは苦手だという点です。一般的な事務作業や接客対応のように、どの会社でも似た流れになる業務は、AIが自然な手順書を作りやすい分野です。反対に、自社だけの機械の操作や、長年の勘に頼っている判断は、AIが一般論で埋めてしまい、現場では使えないものになりがちです。この場合も、元になる情報さえ人が出せば、整える作業はAIに任せられます。
AIでマニュアル作成をする前に決める3つのこと
手を動かす前に、次の3つを決めておくと途中で止まりません。
1. 誰のためのマニュアルかを決める
新しく入った人が初日から読むものなのか、たまにしか発生しない作業を思い出すためのものなのかで、書く粒度がまったく変わります。前者なら「パソコンの電源を入れる」から書く必要がありますが、後者ならその説明は邪魔になります。AIに指示を出すときも、この読み手を最初に伝えるかどうかで出来上がりが変わります。
2. 最初の1本をどの業務にするか決める
いきなり全業務を対象にすると、ほぼ確実に挫折します。最初の1本は、次の条件に当てはまる業務から選ぶのがおすすめです。
- 手順が決まっていて、毎回ほぼ同じ流れで進む
- 担当者が1人しかいない、または人が入れ替わりやすい
- 1回あたり15分〜1時間程度で終わる
請求書の発行、入金確認、問い合わせメールの一次返信、新規取引先の登録といった事務作業が当てはまりやすいところです。
3. どこに置くかを先に決める
作ったあとに置き場所を探し始めると、結局それぞれのパソコンの中に散らばります。GoogleドライブやMicrosoftのOneDriveなど、すでに社内で使っている共有の置き場所に、「マニュアル」というフォルダを1つ作っておきます。専用のマニュアル作成ツールを契約しなくても、この3つを決めておけば運用は始められます。
AIでマニュアルを作成する4手順
ここからが本題です。専用ツールを買わずに、ChatGPTやGeminiなどの対話型AIとスマートフォンの録音機能だけで進める手順を紹介します。
事前に準備するものは次の3つだけです。
- 対話型AIが使える環境(無料プランでも始められます)
- スマートフォンの録音アプリ、またはパソコンの録音機能
- 作業に詳しいベテラン社員の時間を30分程度
手順1：ベテランに作業を口頭で話してもらう(20〜30分)
いちばん重要な工程です。
マニュアルが作られない最大の理由は、詳しい人ほど忙しくて文章を書く時間がないことにあります。
そこで書かせるのをやめて、話してもらいます。
進め方は、実際にその作業をしながら、または作業を思い出しながら、「まず何をして、次に何をするか」を順番に話してもらい、それを録音するだけです。聞き役が「それは何のためにやるんですか」「間違えるとどうなりますか」と相づちを入れると、手順書に必要な情報が自然に出てきます。
つまずきやすいポイント：話が前後したり脱線したりしても、その場で直さないでください。整理はあとでAIがやります。止めると話し手が構えてしまい、かえって情報が出てこなくなります。
手順2：録音を文字にする(5〜10分)
スマートフォンの音声入力機能や、録音データを文字起こしできるアプリを使って、話した内容を文字にします。Google ドキュメントの音声入力のように、無料で使える機能でも十分です。
この段階の文章は、言い間違いや「えーと」が混ざった読みにくいもので構いません。つまずきやすいポイントとして、1文ずつ直したくなりますが、そこに時間をかける必要はありません。数字や固有名詞だけ目で追い、明らかな取り違えがあれば直す程度で先に進みます。
手順3：AIに手順書の形へ直してもらう(5分)
文字起こしをAIに貼り付けて、次のように指示を出します。指示文は難しく考える必要はなく、読み手と用途を伝えるのがコツです。
以下は、ベテラン社員が業務の手順を口頭で説明した内容の文字起こしです。これを、入社して間もない社員が読んで一人で作業できる手順書に整理してください。
・手順は番号付きの箇条書きにする
・各手順に「なぜそうするのか」の一言を添える
・間違えやすい箇所は「注意」として目立たせる
・元の文字起こしにない情報は追加せず、不足している箇所は「要確認」と書く
最後の「元の文字起こしにない情報は追加しない」という一文が重要です。これを入れないと、AIが一般論で穴を埋めてしまい、自社の実態と違う手順書ができあがります。
手順4：現場で読んでもらい、直す(30分〜)
できあがった手順書を、その作業をしたことがない人に読んでもらいます。読んだだけで作業できれば合格、途中で手が止まったところが直すべき箇所です。
所要時間の目安として、手順1〜3は合わせて1時間程度です。ただし手順4は実際に作業してもらう必要があるため、別日に分けるほうが現実的です。写真が必要だと分かった箇所には、このタイミングでスマートフォンの写真を貼り付けます。最初から完璧を目指さず、使いながら直していく前提で公開してしまうことが、マニュアルを放置しないコツです。
AIのマニュアル作成でつまずきやすい3つのこと
最後に、実際に進めるときに気をつけたい点を挙げます。
1. 機密情報や個人情報をそのまま入力しない
文字起こしには、取引先名や社員の氏名、口座情報などが混ざっていることがあります。AIに貼り付ける前に、こうした情報は「A社」「担当者」のように置き換えてください。会社として生成AIを使うなら、入力してよい情報の線引きをあらかじめ決めておくと安全です。
2. AIが作った文章をそのまま公開しない
先に挙げた調査でも、生成AIの原稿をそのまま使えると答えた人は1割程度でした。特に、数字・金額・期限・システムの画面名は、AIがもっともらしく書き換えてしまうことがあります。この4つだけは、必ず人の目で元の情報と突き合わせてください。
3. 更新の担当と時期を決めておく
作って終わりにすると、手順が変わった時点で使われなくなります。「このマニュアルは誰が、いつ見直すか」をファイルの冒頭に1行書いておくだけでも、放置されにくくなります。半年に1度、朝礼の場で「変わったところはないか」を聞く程度で構いません。
まとめ
AIでのマニュアル作成は、専用ツールを契約しなくても、対話型AIと録音機能だけで始められます。
- AIの役割は「ゼロから作る」ことではなく、すでにある情報を読める形に整えること
- 書く時間がないベテランには、書いてもらうのではなく話してもらう
- 手順は、口頭で話す → 文字にする → AIに整理させる → 現場で読んでもらう の4つ
- 数字・金額・期限・画面名は、必ず人の目で確認してから公開する
まずは1つの業務だけ、30分の聞き取りから試してみてください。1本できると、次からは同じやり方を使い回せます。
業務の属人化やマニュアル整備でお悩みなら、株式会社アドクルーへお気軽にご相談ください。特定のツールの販売はしておりませんので、いまお使いの環境のまま何から始められるかを、御社の業務に合わせてご提案いたします。
